Das OLG Düsseldorf hatte sich mit Beschluss vom 17.04.2020, Az. 3 Ws 57/20 mit folgendem Sachverhalt auseinanderzusetzen.

Ein GmbH-Geschäftsführer beabsichtigte, die ursprüngliche Gesellschafterliste von 1999, welche in Papierform dem Handelsregister eingereicht wurde, zu aktualisieren. Hintergrund war, den Erfordernissen des § 40 GmbHG zu entsprechen.

Mit § 40 Abs. 1 GmbHG hat die Gesellschafterliste folgende Voraussetzungen bei Einreichung zu erfüllen:

Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort, Nennbeträge, laufende Nummern der von einem jeden derselben übernommenen Geschäftsanteile, sowie durch den jeweiligen Betrag eines Geschäftsanteils vermittelte jeweilige prozentuale Beteiligung am Stammkapital. § 40 Abs. 1 GmbHG sieht weiter vor, dass wenn ein Gesellschafter mehr als einen Geschäftsanteil hält, in der Liste der Gesellschafter zudem der Gesamtumfang der Beteiligung am Stammkapital als Prozentsatz gesondert anzugeben ist.

Die neue Regelung von § 40 Abs. 1 GmbHG erfolgte im Zuge der Einführung des Transparenzregisters zum 26.06.2017 durch das Geldwäschegesetz.

Im vorliegenden Fall lag die Besonderheit darin, dass die ursprünglich eingereichte Gesellschafterliste von 1999 datiert. Nach § 8 EGGmbHG ist die Neuregelung des § 40 Abs. 1 GmbHG nur dann zu beachten, wenn aufgrund einer Veränderung nach § 40 Abs. 1 S.1 GmbHG alte Fassung eine neue Liste einzureichen ist.

Nichtdestotrotz durfte das Registergericht die beabsichtigte Aufnahme der neu einzureichenden Gesellschafterliste nicht mit der Begründung ablehnen, dass kein Fall des § 40 GmbHG n.F. vorliege.

Nur weil aufgrund der Übergangsregelung nach § 8 EGGmbHG keine neu einzureichende Liste einzureichen war, bedeutet dies nicht, dass auch in anderen Fällen eine aktualisierte Gesellschafterliste eingereicht werden darf.

Gem. § 20 Abs. 1 GwG haben juristische Personen (GmbH), die in § 19 Abs. 1 GwG aufgeführten Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen. Insoweit greift die Fiktion der Gesellschafterliste, wenn hieraus sich die Pflichtangaben nachdem GwG ergeben (§ 20 Abs. Nr. 1 GwG ).

Im vorliegenden Fall sind der alten Gesellschafterliste von 1999 die erforderlichen Angaben nach § 20 Abs. 1 GwG gerade nicht zu entnehmen gewesen.

Vor diesem Hintergrund vertritt das OLG Düsseldorf die Ansicht, dass es einen gerechtfertigten Grund darstellt, die alte Gesellschafterliste zu aktualisieren und beim Registergericht einzureichen.

Unabhängig davon, dass den Altlisten im Handelsregister die Angabe der Prozentangaben fehlt, was nach GwG und entsprechender Mitteilungsfiktion nach §§ 20 Abs. 2, 22 GwG unschädlich ist, ist jedenfalls dann die Gesellschafterliste neu einzureichen, wenn diese nicht elektronisch abrufbar ist. Dies stehe gerade der Mitteilungsfiktion nach dem GwG entgegen.

Es ist entsprechend dringend zu empfehlen, bei elektronisch nicht abrufbaren Gesellschafterlisten diese zu aktualisieren.